Home office – 10 dicas de produtividade para tempos de Coronavírus

Como estabelecer as Daily meetings + Links de Cursos on-line gratuitos e guias para reuniões virtuais, saúde e apoio emocional

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Estamos entrando em um período de trabalho remoto não planejado sem saber exatamente o tempo que isto irá durar. Existem algumas medidas que podem ser tomadas buscando a melhor experiência possível para o profissional, a familia e a empresa.

Após longo período trabalhando em regime home office, juntei estas 10 dicas que me ajudaram muito e no final do artigo disponibilizo links com material relevante que as pessoas estão me enviando.

1 – Informe e combine com antecedência os horários das reuniões importantes de voz e video com a sua família. Não se esqueça de trancar a porta do espaço que estiver utilizando, tome como exemplo o que aconteceu com este professor quando estava sendo entrevistado ao vivo pela BBC.

2 – Encontre um lugar na sua casa que te ajude no fluxo de trabalho. Conseguir um lugar que tenha o menos de distrações possível como TVs, videogames ligados e pessoas passando toda hora é o ideal. Caso não seja possível, tente combinar horários com a familia, propondo atividades que não geram ruído como a leitura de livros ou assistir filmes nos smartphones com fones de ouvido.

Desta maneira você terá mais probabilidade de conseguir desenvolver e finalizar as suas atividades com menos stress e interrupções.

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3 – Evite distrações. Tire da sua mesa acúmulos de papeis e documentos pois este tipo de distração, a TV o dia todo na ultima noticia sobre o Coronavírus, o rádio ou o Spotify ligados também contribuem para a baixa produtividade.

Se você trabalha melhor com música, sugiro colocar um fone de ouvido que te ajudara a se concentrar mais ainda.

4 – Planeje intervalos recorrentes de descanso e apoio no convívio com a família. Colaborar com as tarefas de casa é função de todos e é importante já deixar estes momentos de desconexão do trabalho planejados na sua agenda. Mesmo que você não tenha muito espaço para andar dentro de casa, procure fazer algum tipo de alongamento e verificar como está a familia. Parar alguns minutos, fazer alguma atividade e apoiar em alguma tarefa de casa faz bem para a sua saúde mental e para o convívio com a família.

Aproveite para usar a criatividade! Um amigo estabeleceu uma espécie de Big Brother aonde no final de cada dia existe uma votação de quem melhor se comportou. As crianças ganham estrelinhas e no final do período irão trocar em prêmios. Estabeleça uma nova conexão com a familia e implemente o que faça sentido pra você.  

5 – Invista fortemente na comunicação com o seu time e lideres. Um dos maiores desafios do trabalho remoto é conseguir encontrar as pessoas que você precisa no horário que você precisa.

Utilizar o WhatsApp pode não ser a melhor maneira – mesmo que você esteja utilizando o WhatsApp web pois você corre o risco de se distrair em algum dos grupos que participa (alias não esqueça de silenciar a maior quantidade que puder) além de ter o risco de confidencialidade de dados, dependendo do tipo de conversa que você esta tendo. Tente utilizar a ferramenta corporativa que a sua empresa indicou, como Microsoft Teams, Slack ou outros. 

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6 – Estabeleça as Daily meetings através de chamadas por voz ou vídeo. Estas reuniões ágeis tem o objetivo de otimizar a comunicação, repassar as atividades do dia anterior, visualizar o plano para as próximas 24 horas e entender o que está impedindo o time de avançar. São muito utilizadas nos times de tecnologia e se expandiram para outras áreas das empresas com a chegada dos conceitos de Agilidade e Transformação Digital.

Elas devem durar no máximo 15 minutos e serem efetuadas no mesmo horário todos os dias (para facilitar a programação da agenda e planejamento da equipe).

O ideal é que cada pessoa da equipe responda a 3 questões:

1 - O que eu fiz desde a última Daily Meeting?

2 - O que vou fazer hoje?

3 - Quais são os impedimentos que estão me atrapalhando de realizar o meu trabalho?

As metodologias ágeis estabelecem times compactos (máximo 9 a 11 pessoas) e por isso é possível realizar a reunião dentro dos 15 minutos propostos, porém caso a sua equipe seja maior que isso considere dividir as pessoas em varias reuniões diferentes ou estabelecer líderes de Daily Meetings que irão consolidar os impedimentos em uma outra chamada com você posteriormente.

Quando a equipe adota este formato de reunião ela passa a ter informações suficientes para melhor se organizar e colaborar, tem a oportunidade de entender como o seu trabalho se relaciona com o trabalho dos demais colegas e o líder consegue claramente identificar os obstáculos ou impedimentos que precisa apoiar a serem resolvidos para que o trabalho da equipe possa fluir. É importante salientar que a resolução ou detalhamento dos impedimentos ou problemas relatados não são feitos durante a Daily Meeting e sim em reuniões posteriores com pessoas relacionadas aos temas específicos.

Um outro beneficio de adotar as Daily Meetings é começar a preparar o time para processos de gestão ágeis mais colaborativos e adaptativos.  O Google Hangouts é uma ótima ferramenta para videoconferências e está liberado de forma gratuita durante a pandemia do Coronavírus, outra ferramenta bastante utilizada é o Zoom.

Para ajudar na colaboração e visualização de tarefas dentro de uma equipe pode-se criar por exemplo um quadro compartilhado no Trello, este artigo tem mais detalhes sobre isso.

7 – Tenha um calendário atualizado e compartilhe com a equipe. Uma das maneiras mais fáceis e rápidas de informar à equipe os momentos que você está disponível e no que você esta trabalhando é mantendo o seu calendário atualizado, e identificar itens como períodos disponíveis, almoço, pausa pessoal, ocupado, entre outros. Caso você não esteja respondendo a um contato, o seu calendário atualizado ajudará a equipe a entender o que você esta fazendo.

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8 – Se arrume para trabalhar, afinal trabalhar em home office é trabalho. Não precisa colocar vestido ou terno e gravata mas também não é recomendável ficar de pijamas durante as 24 horas do dia. É importante estar preparado para as videoconferências planejadas assim como aquelas que aparecem de última hora e esta pratica ajuda você a entrar mentalmente no clima das atividades de trabalho que precisa executar durante o dia.

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9 – Mantenha as suas conexões sociais, mesmo que remotamente. Ficar muito tempo no isolamento tem efeitos adversos para a saúde mental e o trabalho remoto pode impactar. Tenha um grupo de amigos que você possa se comunicar durante o dia, planeje videochamadas informais para discutir qualquer tema que não seja o trabalho ou mesmo o que esta acontecendo nas equipes durante estes dias remotos.

10 – Estabeleça um horário para começar e para terminar o trabalho diário. Ter o computador do trabalho conectado o dia todo dentro de casa normalmente nos faz perder a noção da hora de início e termino do trabalho e isso não é bom para a saúde e para o convívio com a família. Tente estabelecer uma rotina e calendário de trabalho e quando terminar a ultima atividade planejada do dia afaste-se do computador e concentre-se em qualquer outra coisa. Criar este distanciamento irá fazer bem a saúde mental, te manter revigorado e capaz de ser produtivo durante os vários dias de home office.

E aproveite! Pode ser que esta experiência intensa seja o início de novas possibilidades de formatos de trabalho daqui em diante para as equipes que estavam acostumadas a estarem somente dentro da empresa.

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Espero que os artigos desta edição extra sejam úteis para você.

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